Rekisteriseloste, OTY, 2015
REKISTERISELOSTE - päivitetty 16.1.2023/po
Henkilötietolain (523/1999) 10 § mukainen rekisteriseloste
1 Rekisterin nimi
Orimattilan Taideyhdistys ry jäsenrekisteri
2 Rekisterinpitäjä
Nimi: Orimattilan Taideyhdistys ry/ Puheenjohtaja Pirkko Onnela Verkkosivut: www.orimattilantaideyhdistys.fi
Osoite: Luhtikyläntie 299, 16300 ORIMATTILA
Sähköposti: Rekisteriasioista vastaava henkilö
Henkilö, joka hoitaa rekisteriasiat ja johon voi ottaa yhteyttä.
Nimi: Jäsensihteeri Mikko Parkkila
Osoite: Arolantie 12 a 1 16300 Orimattila
Puh. 044 8620808
Sähköposti: mikko.parkkila@begroup.fi
3 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / Rekisterin käyttötarkoitus
Rekisterin tarkoituksena on kerätä yhdistyksen jäsenistä yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot ja muut yhdistyksen toimintaa varten tarpeelliset tiedot. Yhteys- ja jäsenyystietoja kerätään jäsenasioiden hoitamista, tiedotusta ja laskutusta varten. Tiedoista voidaan koota tilastoja, joista yksittäistä jäsentä ei ole mahdollista tunnistaa.
Tiedot on tallennettu sähköistä käsittelyä varten ulkopuolisen palveluntarjoajan Yhdistysavaimen palvelimille.
4 Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin kerätään pakollisina tietoina yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot, eli jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka. Lisäksi voidaan kerätä esimerkiksi seuraavat tiedot:
- Jäsenten yhteystiedot (postiosoite, puhelin ja sähköposti)
- Jäsenyystiedot (jäsentyyppi, toimenkuva, mahd. jäsennumero, jäsenyyden maksetut vuodet)
- Jäsenmaksutiedot (laskutukset ja maksusuoritukset)
- Lisätiedot (erityistiedot Kunniajäsenyys, maksuvapautukset perusteluineen yms.)
5 Rekisterin tietolähteet
Tietoja voi kertyä rekisterinpitäjän omassa toiminnassa, niitä voidaan saada rekisteröidyltä itseltään tai luovutuksina muista henkilörekistereistä. (esim. puhelinluettelo) Perusteena voi olla esimerkiksi rekisteröidyn suostumus tai lain säännös. Henkilötietolaki ei edellytä säännönmukaisten tietolähteiden ilmoittamista, mutta se on tarkoituksenmukaista henkilötietojen käsittelyn kuvaamisen kannalta. Jäsenrekisteriin kirjattavat tiedot saadaan jäsenen omalla ilmoituksella tai jäsenyyttä hakevan henkilön ilmoituksella jäsenhakemuslomakkeen kautta.
6 Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekisteriin tallennettuja tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle, ei myöskään EU-alueen tai ETA:n ulkopuolelle
7 Rekisterin suojauksen periaatteet
1) Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Paperilla olevat tiedot säilytetään lukkojen takana, jonne on pääsy vain asianmukaisilla henkilöillä.
2) Sähköinen jäsenrekisteri sijaitsee Orimattilan Taideyhdistys ry:n jäsensihteerin ja puheenjohtajan omistamilla tietokoneilla käyttäjätunnuksen takana. Tietokonetta säilytetään lukitussa tilassa. Orimattilan Taideyhdistys ry huolehtii tietoturvan säilymisestä parhaan kykynsä mukaan. Käytännössä rekisteri sijaitsee Yhdistysrekisterin palvelimella, jonka jäsentieto-osioon on tunnukset ja salasanat vain mainituilla henkilöillä.